1、電子文件預(yù)歸檔

對(duì)進(jìn)入數(shù)字檔案室系統(tǒng)的預(yù)歸檔電子文件進(jìn)行四性檢測(cè)，四性檢測(cè)通過(guò)進(jìn)入預(yù)歸檔，需支持電子檔案修改、刪除、著錄等功能。

通過(guò)調(diào)用電子文件檢測(cè)工具，對(duì)需要預(yù)歸檔的電子文件進(jìn)行準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行檢測(cè)。

需支持電子文件的分類(lèi)組織、編目著錄，完成電子文件的歸檔保存，輔助完成紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體歸檔文件的整理工作。

（1）系統(tǒng)內(nèi)嵌電子文件歸檔范圍與保管期限表、分類(lèi)方案，并具備預(yù)歸檔功能。用于各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)軟件中需要進(jìn)館的電子文件的分類(lèi)，可以建立關(guān)鍵字進(jìn)行類(lèi)。

（2）系統(tǒng)需具備按照設(shè)定的分類(lèi)方案進(jìn)行歸類(lèi)與排序的功能，能按內(nèi)置規(guī)則自動(dòng)命名、存儲(chǔ)電子文件及其組件，并自動(dòng)賦予檔號(hào)，保持電子文件與元數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，維護(hù)文件內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系。

（3）系統(tǒng)需具備檔案著錄、編目打印和格式轉(zhuǎn)換功能，具備檔案數(shù)據(jù)的合規(guī)刪除功能。

2、檔案接收

（1）目錄導(dǎo)入：需支持多種格式導(dǎo)入（Excel、Access、DBF等），需提供源數(shù)據(jù)和目標(biāo)數(shù)據(jù)自動(dòng)匹配、查看日志、導(dǎo)入數(shù)據(jù)查看、導(dǎo)入批次記錄、重復(fù)數(shù)據(jù)檢查、涉密檢查、導(dǎo)入時(shí)不規(guī)則數(shù)據(jù)檢測(cè)等功能。需支持大規(guī)模數(shù)據(jù)導(dǎo)入，如按分表設(shè)計(jì)，必須需支持跨庫(kù)、跨全宗導(dǎo)入。

（2）全文掛接：能以FTP多用戶(hù)的形式批量上傳不同文件格式的檔案數(shù)據(jù)，根據(jù)不同的檔案類(lèi)型可以定義不同的掛接規(guī)則，上傳后能自動(dòng)與目錄形成關(guān)聯(lián)關(guān)系，需支持按檔號(hào)匹配、多字段匹配等方式掛接，歷史數(shù)據(jù)遷移、查看日志、刪除批次和全文等功能。

（3）格式包導(dǎo)入：需提供格式包導(dǎo)入、啟動(dòng)任務(wù)、查看日志、查看記錄、刪除批次、刪除批次和數(shù)據(jù)功能。

（4）電子文件管理：需提供電子文件瀏覽功能。需提供電子文件轉(zhuǎn)檔案功能。需提供電子文件轉(zhuǎn)資料功能。

（5）整理歸檔：需支持補(bǔ)充著錄需歸檔的檔案數(shù)據(jù)，包括新增、修改、批量修改、刪除等功能，錄入時(shí)能自動(dòng)繼承上一條的指定字段內(nèi)容，能自定義每個(gè)字段規(guī)范輸入指導(dǎo)性提示信息，著錄界面需支持全程鍵盤(pán)操作。需支持參考表格式著錄方式，需提供批量錄入功能。需支持部門(mén)預(yù)整理編目功能，包括編號(hào)、報(bào)表打印功能。需支持預(yù)歸檔數(shù)據(jù)四性檢測(cè)功能。

需支持對(duì)預(yù)歸檔數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)制條目和全文功能。

（6）資料庫(kù)管理：需提供資料維護(hù)功能，包括新增、修改、刪除功能。需提供資料的瀏覽功能。需提供上傳電子附件功能。需提供資料數(shù)據(jù)的excel導(dǎo)入、導(dǎo)出功能。

3、檔案管理

實(shí)現(xiàn)檔號(hào)管理、檔案檢索、檔案利用、目錄打印、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、年報(bào)管理、檔案鑒定開(kāi)放、自定義專(zhuān)題及專(zhuān)業(yè)檔案類(lèi)型、數(shù)據(jù)導(dǎo)出、全宗管理等功能。

（1）檔號(hào)管理：根據(jù)不同檔案類(lèi)型，可定義不同的檔號(hào)規(guī)則，需支持一文一件和組卷等管理模式；

（2）目錄打印：能按照特定條件查詢(xún)出結(jié)果并打印，按指定格式生成打印報(bào)表，能自定義打印內(nèi)容、范圍和頁(yè)數(shù)，報(bào)表的格式需支持用戶(hù)自定義。

（3）數(shù)據(jù)導(dǎo)出：能根據(jù)條件導(dǎo)出檔案數(shù)據(jù)（包括全文），并需支持多種格式。

（4）在線(xiàn)編研：用戶(hù)可以將系統(tǒng)中各種檔案信息通過(guò)全文檢索制作成編研庫(kù)，并實(shí)現(xiàn)在線(xiàn)的檔案編研。包括建立課題，建立編研庫(kù)，編研稿件編寫(xiě)，成果上傳，查詢(xún)等功能。

（5）檔案鑒定開(kāi)放：開(kāi)放時(shí)可以控制開(kāi)放檔案目錄、電子文件索引和電子文件的不同開(kāi)放級(jí)別檔案鑒定開(kāi)放：按照不同類(lèi)型檔案的開(kāi)放標(biāo)準(zhǔn)和檔案的密級(jí)程度，把檔案以不同級(jí)別開(kāi)放，需提供給不同用戶(hù)查閱，開(kāi)放的對(duì)象可以是本單位人員、也可以是其它單位人員。

（6）自定義專(zhuān)題及專(zhuān)業(yè)檔案類(lèi)型：因業(yè)務(wù)檔案種類(lèi)繁多，必須可自定義檔案類(lèi)型并添加，操作方便快捷。如新增個(gè)性化的字段，新增后在系統(tǒng)的各個(gè)功能區(qū)及統(tǒng)計(jì)中都能自動(dòng)刷新。

（7）虛擬庫(kù)房：虛擬庫(kù)房是系統(tǒng)對(duì)照檔案室實(shí)際庫(kù)房的建立的虛擬的2D庫(kù)房。用戶(hù)可以根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行庫(kù)房的新增刪除修改等操作。

（8）全宗卷管理：全宗卷管理是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案室的全宗動(dòng)態(tài)管理，內(nèi)容包含全宗管理各個(gè)方面相關(guān)信息的統(tǒng)計(jì)、分析和管理工作。可對(duì)各種全宗的整理類(lèi)信息、綜合類(lèi)、鑒定類(lèi)信息等，需提供對(duì)檔案室實(shí)體的管理，并能自動(dòng)打印出全宗卷目錄和全宗卷封面。

（9）數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：能根據(jù)各全宗實(shí)際目錄，全文及頁(yè)數(shù)情況自動(dòng)生成各類(lèi)統(tǒng)計(jì)報(bào)表；能反映各類(lèi)檔案的情況，可以按照專(zhuān)題、檔號(hào)、文件、保管期限、年度等方面進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以簡(jiǎn)單扼要的表格方式表述統(tǒng)計(jì)匯總的結(jié)果，反映統(tǒng)計(jì)研究對(duì)象在數(shù)量方面的具體表現(xiàn)和有關(guān)聯(lián)系，并能輸出其統(tǒng)計(jì)表。

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